Прошу надати адміністративну відпустку

Життя диктує різні обставини, що не завжди поєднуються з робочим графіком і розпорядком. Якщо людині необхідно деякий час бути присутньою не на роботі, а в іншому місці, роботодавець може їй допомогти, надавши відпустку без збереження оплати праці, якщо це не суперечить інтересам справи. А іноді роботодавець просто зобов'язаний на кілька днів відпустити свого підопічного.

У законодавстві положення про неоплачувану відпустку знаходяться лише в ст. 128 МК РФ, тому в тонкощах, нюансах і супутній документації доводиться керівникам і юристам, регламентуючи їх локальними актами.

Відпустка без збереження заробітної плати (ЗЗП) - «з чим її їдять»?

Синонімічні цьому поняття - «неоплачувана відпустка», «за свій рахунок» і «адміністративна відпустка». Всі ці терміни позначають дозволені співробітнику на його прохання вільні дні, за які не нараховується оплата. Ці дні не мають відношення до основної щорічної відпустки, додаткової оплачуваної, вихідних і свят.

ДОВІДКА! Всі види відпустки прописані в ТК окремо, а значить, вони не впливають один на одного. Навіть якщо співробітник вже йшов у щорічну і належну йому додаткову відпустку, ніхто не має права перешкодити йому попросити дні за свій рахунок і отримати дозвіл, якщо на це є воля роботодавця або належна законодавча норма.

Плюси адміністративної відпустки, пов'язані з трудовою діяльністю:

• збереження за працівником робочого місця (з такої відпустки не можна звільнити, за винятком ліквідації підприємства);
• виключення періоду адміністративної відпустки з розрахунку середньомісячної зарплати (сума не стає меншою через додатковий неробочий період);
• за відпускником залишається право на податкові пільги за ці періоди;
• відпустка без ЗЗП не впливає на розрахунок фінансової допомоги з народження дитини.

Мінуси такої відпустки:

• відсутність будь-якої оплати за ці дні;
• захворювання під час цієї відпустки не дає права на оплату лікарняного;
• перебування поза роботою не йде до пенсійного стажу, адже внески до ПФР у період відсутності зарплати не йдуть;
• подібна відпустка не зараховується в випробувальний термін, якщо була взята протягом її проходження.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Якщо співробітника відпускали за свій рахунок на термін сумарно за рік більше 2 тижнів, то його «робочий» рік зрушиться на число днів, що перевищили 14, тобто ці дні не увійдуть до робочого стажу (ст. 121 МК РФ).

Роботодавець зобов'язаний чи має право?

Керівник має право вирішувати, чи відіб'ється відпустка працівника на роботі підприємства і чи може він її дозволити. Але є ряд причин, закріплених в ТК, коли думка роботодавця з цього приводу не враховується.

Не можна не дозволити відпустку

У законі регламентовані ситуації, коли відмова у відпустці без утримання до 5 діб неправомірна:

• поява в сім'ї новонародженого;
• весілля самого співробітника;
• смерть близьких.

УВАГА! За останнім пунктом: закон не визначає коло близьких людей, чия смерть може стати обов'язковим приводом для відпустки без ЗЗП. Їх перелік може бути закріплений у додаткових документах або в кожному конкретному випадку залишатися на розсуд роботодавця.

Події, що можуть спричинити обов'язкову адміністративну відпустку, ніяк не пов'язані між собою: співробітник має право щоразу залишати роботу на 5 календарних днів, навіть якщо ці події трапилися одна за одною, і навіть неодноразово. Відмовити роботодавець йому не може.

Кого ще неодмінно відпустять?

Крім безумовних причин для відпустки, існують соціально захищені категорії трудящих, яким не можна говорити «ні» у відповідь на прохання про «безгрошову» відпустку. До них належать:

• співробітники, які досягли віку пенсії (можуть брати додаткові вільні дні до 2 тижнів протягом року);
• батьки та вдови-вдівці військовослужбовців (до 14 днів);
• подружжя військових (мають право продовжити свою звичайну відпустку до кінця відпустки чоловіка);
• інваліди (до 2 місяців);
• учні без відриву від роботи (для вступних іспитів, проміжної атестації студентів-очників, захисту дипломів).

Роботодавець відпустить у будь-який час і з будь-якої причини (на термін до 14 календарних діб), якщо його попросять згадані в колективній угоді:

• батько-мати двох і більше дітей, якщо чадам до 14;
• ті, хто піклується про інваліда молодше 18 років;
• мати-одиначка;
• батько або інша особа, на чиєму піклуванні дитя без матері (до 14річного віку).

Можна і не відпускати

Всі інші приводи для відпустки без ЗЗП оцінюються начальством на предмет їх поважності. Теоретично співробітник може попросити відпустити його з якого завгодно приводу і на будь-який термін, а от чи йти йому назустріч, вирішує керівник.

ІНФОРМАЦІЯ! У колективному договорі, локальних актах, угодах можна навести причини, які в даній організації будуть давати право тимчасової свободи.

Якщо керівник не визнав можливим погодитися на прохання співробітника, то самовільний відхід в адміністративну відпустку розцінюється як прогул, а винуватець після повернення цілком може отримати догану і навіть бути звільненим.

ДО ВІДОМА! Не обов'язково, але начальник має право вимагати у співробітника документ, що засвідчує наведену в заяві причину. Якщо вимога була озвучена, а документ не наданий після виходу з відпустки, то час відсутності співробітника на роботі має право бути визнаний прогулом.

Добровільно і ніяк інакше

Змусити співробітника піти в неоплачувану відпустку, щоб заощадити на належних виплатах за простій, роботодавець не має права. Якщо трудова інспекція встановить цей факт (наприклад, за скаргою співробітника), штраф на фірму може скласти 30-50 тис. руб., а на керівника - 1000-5000 руб.

Дотримуємося процедури

Оформлення відпусток без ЗЗП багато в чому схоже з протоколом за звичайними відпустками, але має низку нюансів.

1. Неоплачувані дні відпустки не вносяться в графік і не відображаються в ньому.
2. Співробітника з цього виду відпустки не можна відкликати.
3. Вихід з адміністративної відпустки раніше заявленого терміну обговорюється з роботодавцем в індивідуальному порядку.

Як бути з заміною?

Бувають випадки, коли співробітник просить про довгу неоплачувану відпустку, роботодавець погоджується і запрошує на його посаду тимчасового працівника за строковим договором. Якщо відпускник хоче повернутися на службу раніше запланованого часу, як вчинити зі «строковиком»?

Потрібно вивчити укладений з останнім трудовий договір. Якщо в ньому в якості припинення дії зазначено конкретну подію, а саме вихід основного працівника, то строковик буде звільнений. Якщо ж у договорі проставлена певна дата, то відпускнику-торопизі доведеться почекати.

Порядок дій при оформленні відпустки без ЗЗП

1. Заява співробітника з проханням про відпустку за свій рахунок (має містити дату початку, тривалість і причину або пільгову підставу).
2. Резолюція начальства (якщо причина не належить до безумовних, а автор заяви не належить до пільгових категорій).
3. Видання та підписання наказу про надання даної відпустки (форма № Т-6).
4. Підпис співробітника в тому, що він ознайомлений з цим наказом.
5. Відображення інформації в особистій картці.

Табелювання відпусток без ЗЗП

У табелі обліку незайняті співробітниками безоплатні дні кодуються поєднанням літер або цифр кодом (вибирається один варіант). У табличці наведено загальноприйняті коди для різновидів відпусток без ЗЗП.

Зразок заяви на відпустку без збереження заробітної плати

ФАЙЛЫСкачать образец заявления на предоставление отпуска без сохранения заработной платы (за свой счет) .doc

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! За цією заявою 5 днів неоплачуваної відпустки буде надано співробітнику безумовно, а ще 5 днів, про які він просить, - на розсуд роботодавця (у наведеному прикладі заперечень немає).